Besprechung transkribieren und daraus ein Protokoll mit Entscheidungen und Aufgaben machen

4. Oktober 2026 · Neugence · 7 Min. Lesezeit

Die Projektsitzung lief 95 Minuten, die Aufzeichnung aus Teams liegt im Downloads-Ordner, und bis morgen früh soll das Protokoll im Verteiler sein. Wer jetzt die Aufnahme noch einmal komplett anhört, sitzt den halben Abend daran. Diese Anleitung zeigt, wie Sie die Datei hochladen, ein Transkript mit Zeitstempeln bekommen und daraus in einer guten halben Stunde ein Ergebnisprotokoll machen: Was wurde beschlossen, wer macht was bis wann, was ist offen.

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Kurz gesagt

Wortprotokoll oder Ergebnisprotokoll?

Bevor Sie anfangen, lohnt die Frage, welches Protokoll gebraucht wird. In den meisten Teams ist es das Ergebnisprotokoll: Teilnehmende, Tagesordnungspunkte, Beschlüsse, Aufgaben mit Verantwortlichen und Fristen, offene Punkte. Ein Verlaufsprotokoll gibt zusätzlich den Gang der Diskussion wieder, etwa im Betriebsrat, im Vereinsvorstand oder im Gemeinderat. Ein Wortprotokoll braucht man selten, zum Beispiel wenn Aussagen später belegt werden müssen.

Das Transkript deckt alle drei Fälle ab: Für das Wortprotokoll ist es die Grundlage, für Verlaufs- und Ergebnisprotokoll ist es die Quelle, aus der Sie verdichten und in der Sie jede Formulierung nachprüfen können.

Schritt für Schritt: von der Aufzeichnung zum Protokoll

  1. Aufzeichnung herunterladen. In Teams finden Sie die Aufnahme im Chat der Besprechung bzw. in OneDrive oder SharePoint, bei Zoom in der Cloud-Aufzeichnung oder im lokalen Zoom-Ordner. Laden Sie die MP4-Datei herunter; eine reine Audiodatei (M4A) ist kleiner und genauso gut.
  2. Auf whipscribe.com hochladen. Datei in das Feld ziehen. Die Sprache wird automatisch erkannt; bei einer rein deutschsprachigen Sitzung können Sie Deutsch auch fest einstellen. Nach dem Upload geben Sie Ihre E-Mail-Adresse an, damit Sie den Link zum Transkript bekommen.
  3. Zusammenfassung und Kapitel lesen. Im Reiter „Intelligence“ sehen Sie, worum es ging, und die Kapitel mit Zeitmarken entsprechen meist schon grob den Tagesordnungspunkten. Das ist das Gerüst für Ihr Protokoll.
  4. Entscheidungen und Aufgaben abfragen. Fragen Sie im Chat zum Beispiel: „Liste alle Beschlüsse dieser Besprechung mit Zeitstempel“ und „Welche Aufgaben wurden vergeben, an wen und bis wann?“. Die Antworten verweisen auf abspielbare Zeitstempel.
  5. Jeden Beschluss am Ton prüfen. Klicken Sie auf den Zeitstempel und hören Sie die Stelle, bei Bedarf in 1,5- oder 2-facher Geschwindigkeit. Gerade bei Beschlüssen zählt der genaue Wortlaut: „Wir machen das“ und „Wir prüfen das“ sind zwei verschiedene Ergebnisse.
  6. Protokoll als Datei erstellen lassen. Bitten Sie den Chat, die geprüfte Liste als Word-Dokument oder als Excel-Tabelle (Aufgabe, Verantwortlich, Frist, Zeitstempel) zu erstellen. Die Datei liegt danach unter „Ressourcen“ und lässt sich herunterladen und im Verteiler versenden.
Praktische Chat-Fragen für das Protokoll: „Welche Punkte wurden vertagt?“, „Was wurde zum Budget gesagt?“, „Gab es Einwände gegen den Terminplan?“, „Welche Zahlen und Termine wurden genannt?“. Jede Antwort führt per Zeitstempel zur Originalstelle.

Beispiel: Projekt-Jour-fixe mit sieben Beteiligten

Eine Projektleiterin in einem Ingenieurbüro leitet jeden Dienstag den Jour fixe zu einem Schulneubau: Architektur, Tragwerksplanung, Haustechnik, Bauherrenvertretung, insgesamt sieben Personen, teils im Raum, teils per Teams zugeschaltet. Die Sitzung dauert diesmal 1 Stunde 38 Minuten; die Teams-Aufzeichnung ist eine MP4-Datei von gut 400 MB.

Was Sie bekommen

Wie andere Teams Besprechungen, Retrospektiven und Kundentermine auswerten, zeigt die Seite Transkripte für Meetings und Kundengespräche (auf Englisch).

Tipps für eine Aufnahme, aus der ein gutes Protokoll wird

Im Besprechungsraum ein Konferenzmikrofon oder ein Smartphone in die Tischmitte legen, nicht ans Kopfende zur Sitzungsleitung. Wer am anderen Ende des Tisches sitzt, soll genauso gut zu hören sein.
Bei hybriden Sitzungen die Aufzeichnung der Plattform nutzen und im Raum ein gutes Raummikrofon einsetzen. Zugeschaltete Personen mit Headset vermeiden Echo und Rückkopplungen.
Beschlüsse laut zusammenfassen: „Festgehalten: Herr K. schickt den Entwurf bis Freitag.“ Ein solcher Satz der Sitzungsleitung ist im Transkript leicht zu finden und macht das Protokoll eindeutig.
Zu Beginn Datum, Gremium und schwierige Eigennamen oder Projektkürzel nennen. Dann stehen sie gleich am Anfang des Transkripts, und Sie wissen beim Prüfen, wie sie geschrieben werden.
Zeichnen Sie eine Besprechung nur mit Einwilligung aller Beteiligten auf. Das Aufzeichnen des nichtöffentlich gesprochenen Wortes ohne Zustimmung ist in Deutschland nach § 201 StGB strafbar. Kündigen Sie die Aufnahme zu Beginn an; in Unternehmen mit Betriebsrat sind dafür oft eigene Regelungen vereinbart.

Was es kostet

Bezahlt wird nach Audiominuten, nicht pro Datei und nicht pro Person. Pakete beginnen bei $4 für 500 Minuten; weitere Pakete: $8 für 1.000 Minuten, $12 für 2.000 Minuten und $24 für 5.000 Minuten. Die Minuten verfallen nicht. Ein wöchentlicher Jour fixe von 90 Minuten verbraucht im Monat rund 390 Minuten, passt also in das kleinste Paket. Bezahlt wird per Karte über Paddle. Alle Preise stehen auf der Preisseite.

Wenn Sie lieber direkt in ChatGPT mit Ihren Besprechungen arbeiten, beschreibt unser Beitrag Aufgaben aus Meeting-Aufzeichnungen in ChatGPT (auf Englisch) diesen Weg.

Häufige Fragen

Wie lange dauert es, eine zweistündige Besprechung zu transkribieren?

Eine Stunde Audio ist in der Regel in etwa zwei Minuten fertig, eine zweistündige Sitzung also in rund vier Minuten. Die meiste Zeit verbringen Sie danach mit dem Protokoll selbst, nicht mit dem Warten.

Welche Aufnahmen kann ich hochladen?

MP3, M4A, WAV, MP4, MOV, FLAC, OGG und WEBM, also die Aufzeichnungen aus Teams, Zoom oder Webex genauso wie Dateien vom Diktiergerät oder Smartphone. Bei einem Video wird die Tonspur verwendet. Auch eine Klausurtagung von drei Stunden laden Sie in einem Stück hoch.

Steht im Transkript, wer was gesagt hat?

Nein. Das Transkript kennzeichnet keine Sprecher. Für ein Ergebnisprotokoll ist das selten ein Problem, weil dort Beschlüsse und Aufgaben stehen und nicht jeder Wortbeitrag. Wenn es auf eine Aussage ankommt, klicken Sie auf die Zeile und hören, wer spricht.

Schreibt das Werkzeug das Protokoll fertig für mich?

Es liefert eine Zusammenfassung, Kapitel und auf Nachfrage im Chat eine Liste der Entscheidungen und Aufgaben mit Zeitstempeln, auf Wunsch als Word- oder Excel-Datei. Prüfen und freigeben sollte das Protokoll aber immer die Person, die es verantwortet; dafür sind die Zeitstempel da.

Was kostet die Transkription von Besprechungen?

Abgerechnet wird nach Audiominuten. Pakete beginnen bei $4 für 500 Minuten, die nicht verfallen; das sind gut acht Stunden Besprechung. Größere Pakete: $8 für 1.000, $12 für 2.000 und $24 für 5.000 Minuten. Bezahlt wird per Karte über Paddle.

Was passiert mit vertraulichen Besprechungsinhalten?

Aufnahmen werden auf unseren eigenen Servern transkribiert, nicht an einen fremden KI-Dienst geschickt und nie zum Training von Modellen verwendet. Sie können eine Aufnahme und ihr Transkript jederzeit löschen.

Laden Sie Ihre Besprechungsaufzeichnung hoch und bekommen Sie Transkript mit Zeitstempeln, Zusammenfassung, Kapitel und einen Chat, der Entscheidungen und Aufgaben für Ihr Protokoll herausarbeitet. Ab $4 für 500 Minuten, die nicht verfallen.

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