Vergadering transcriberen: van opname naar notulen, besluitenlijst en actiepunten

4 oktober 2026 · Neugence · 8 min. leestijd

Het MT-overleg, de bestuursvergadering van je vereniging, de algemene ledenvergadering van de VvE of het overleg van de ondernemingsraad: iemand moet er notulen van maken. Wie tegelijk notuleert en meepraat, mist de helft, en wie achteraf alles terugluistert, is een avond kwijt. Deze handleiding laat zien hoe je de vergadering opneemt, de opname uploadt en met het transcript in een half uur een besluitenlijst, een actiepuntenlijst en een verslag hebt dat klopt.

Have a recording like this? Packs from $4, credits never expire → timestamps, overview. Summary free to read.

In het kort

Welke notulen heb je nodig?

Bepaal eerst wat er na afloop rondgestuurd moet worden, want dat bepaalt hoe je het transcript gebruikt.

Stap voor stap: van opname naar notulen

  1. Neem op. In Teams start je de opname via Meer > Opnemen en transcriberen > Opname starten; de MP4 komt in OneDrive of SharePoint te staan en download je na afloop. Zoom maakt bij een lokale opname naast de video ook een los M4A-audiobestand; dat is kleiner en uploadt sneller. Bij een fysieke vergadering leg je een telefoon of dictafoon midden op tafel.
  2. Upload op whipscribe.com. Sleep het bestand naar het uploadvak. De taal wordt automatisch herkend, dus een Nederlandstalige vergadering hoef je nergens apart aan te merken. Na het uploaden vul je je e-mailadres in, zodat het transcript aan jou gekoppeld is.
  3. Open het tabblad Intelligence. De samenvatting geeft de grote lijn, de hoofdstukken met tijdcodes laten zien waar elk onderwerp begint. Leg ze naast de agenda en je weet meteen waar agendapunt 4 begon en hoe lang de rondvraag duurde.
  4. Laat de chat de lijsten opstellen. Vraag bijvoorbeeld: "Welke besluiten zijn er genomen, per agendapunt?" en "Welke actiepunten zijn afgesproken, met eigenaar en deadline als die genoemd zijn?" De antwoorden verwijzen naar tijdstempels die je afspeelt om te controleren.
  5. Controleer elk besluit aan het geluid. Klik op de tijdstempel bij een besluit en luister de laatste minuut van de discussie terug. Was het een besluit of een voorstel? Stond er een voorbehoud bij? Dit is het enige deel dat je echt niet aan een samenvatting overlaat.
  6. Maak het document. Vraag de chat om een Word-bestand met de besluitenlijst en de actiepuntenlijst; het komt onder Resources bij de opname. Of exporteer het volledige transcript als DOCX en werk de notulen uit in het sjabloon van je organisatie.

Voorbeeld: algemene ledenvergadering van een VvE

De secretaris van een VvE met 46 appartementen notuleert de jaarlijkse ledenvergadering: 2 uur en 20 minuten in de recreatiezaal van het complex, met een agenda van negen punten, van de jaarrekening tot de offerte voor nieuwe liftinstallaties. Ze legt haar telefoon midden op de tafel van het bestuur en neemt op als M4A.

Tips voor een opname die goed te notuleren is

Vraag de voorzitter om elk besluit hardop te herhalen: "Besluit: we vragen een tweede offerte aan, de penningmeester zorgt ervoor, uiterlijk 1 december." Dat ene zinnetje maakt het transcript, de samenvatting en de chat veel preciezer.
Leg de microfoon in het midden, niet bij de notulist. Bij een lange tafel werkt een tweede telefoon aan de andere kant als reserve; upload dan de beste opname. Zet telefoons op vliegtuigmodus.
Bij een hybride vergadering neem je op in Teams of Zoom, niet met een telefoon in de zaal: dan hoor je de mensen online en in de zaal allebei. Laat sprekers in de zaal de vergadermicrofoon gebruiken.
Laat de voorzitter aan het begin de datum, de aanwezigen en de afmeldingen hardop noemen. Dan staan de namen in het transcript en weet je bij elk besluit wie er aanwezig was.
Meld aan het begin dat je opneemt en waarvoor. Een opname met herkenbare stemmen valt onder de AVG; bewaar hem niet langer dan nodig en verwijder opname en transcript zodra de notulen zijn vastgesteld.

Wat je krijgt

Hoe teams dit wekelijks inzetten, lees je op transcripten voor vergaderingen en overleggen en in een vergaderopname uploaden en een briefing krijgen (beide in het Engels).

Wat het kost

Je betaalt per audiominuut, niet per vergadering of per gebruiker. Pakketten beginnen bij $4 voor 500 minuten; dat is genoeg voor vier bestuursvergaderingen van twee uur. Verder $8 voor 1.000 minuten, $12 voor 2.000 minuten en $24 voor 5.000 minuten. De minuten vervallen niet, dus een vereniging die zes keer per jaar vergadert, doet lang met één pakket. Je betaalt met je creditcard via Paddle. Alle prijzen staan op de prijspagina.

Veelgestelde vragen

Mag ik een vergadering opnemen?

Meld aan het begin van de vergadering dat je opneemt en waarvoor de opname dient, bijvoorbeeld voor het maken van de notulen. Leg in je huishoudelijk reglement of privacyverklaring vast hoe lang je de opname bewaart. Omdat stemmen en namen persoonsgegevens zijn, valt de opname onder de AVG; verwijder de opname en het transcript als de notulen zijn vastgesteld.

Hoe lang duurt het om een vergadering van twee uur te transcriberen?

Reken op ongeveer twee minuten per uur audio, dus een vergadering van twee uur staat meestal binnen vijf minuten klaar. Het meeste werk zit daarna in het opstellen van de notulen, en daar helpen de hoofdstukken, de samenvatting en de chat bij.

Staat in het transcript wie wat heeft gezegd?

Nee, het transcript markeert geen sprekers. Voor notulen is dat zelden een probleem: besluiten en actiepunten noteer je met de naam van de eigenaar, en die naam valt meestal hardop ("Karin, pak jij dat op?"). Waar het verslag een standpunt aan een persoon toeschrijft, luister je het fragment met één klik terug.

Welke opnames kan ik uploaden?

MP3, M4A, WAV, MP4, MOV, FLAC, OGG en WEBM. Dat dekt de opnames van Teams en Zoom, een telefoon of een dictafoon. Bij een video wordt het geluidsspoor gebruikt. Ook een ledenvergadering van drie uur upload je in één bestand.

Kan ik de notulen in Word krijgen?

Ja. Exporteer het volledige transcript als DOCX, of vraag de chat om een Word-document met de besluitenlijst en de actiepuntenlijst. Dat bestand komt onder Resources bij de opname te staan en kun je meteen bijwerken in het sjabloon van je organisatie.

Wat kost het transcriberen van vergaderingen?

Je betaalt per audiominuut. Pakketten beginnen bij $4 voor 500 minuten, ruim acht uur vergaderen, en de minuten vervallen niet. Verder $8 voor 1.000, $12 voor 2.000 en $24 voor 5.000 minuten. Je betaalt met je creditcard via Paddle.

Upload de opname van je vergadering en krijg een transcript met tijdstempels, samenvatting, hoofdstukken en een chat die besluiten en actiepunten voor je op een rij zet. Vanaf $4 voor 500 minuten die niet vervallen.

Upload je vergaderopname →

Verder lezen